Wenn KI zum Kollegen wird: Menschzentrierte Einblicke in die Einführung von Microsoft 365 Copilot
Das Projekt im Überblick
- Einführung von Microsoft 365 Copilot bei einem internationalen Automobilkonzern.
- Pilotierung mit über 1400 Usern an internationalen Standorten.
- Ziel: Evaluation der Potenziale von Microsoft 365 Copilot, um Entscheidungssicherheit für einen konzernweiten Rollout zu gewinnen.
- mosaiic unterstützte umfassend beim Entwickeln der Projektvorgehensweise sowie bei der Erhebung und Auswertung des Nutzerfeedbacks.
Wie erleben Menschen den Einzug des KI-Assistenten in ihren Büroalltag?
Die Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) in den Büroalltag ist kein rein technisches Vorhaben – sie ist ein kultureller Wandel. Deutlich wird das am Beispiel von Microsoft 365 Copilot: einem KI-Assistenten, der verspricht, die tägliche Arbeit effizienter, produktiver und intelligenter zu gestalten. Doch wie erleben Menschen diesen Wandel in ihrer realen Arbeitswelt wirklich?
In einem groß angelegten Pilotprojekt in einem internationalen Automobilkonzern haben wir über mehrere Monate hinweg Mitarbeitende bei ihren ersten Schritten mit Microsoft 365 Copilot begleitet. Der Fokus unserer Perspektive lag dabei vor allem auf den menschzentrierten Fragestellungen hinsichtlich der Wirkung des KI-Assistenten im Arbeitsalltag.
mosaiic Einführung Microsoft Copilot – Erkenntnisse aus Nutzerfeedback
Die 5 Top-Highlights beim Start mit Copilot
1. KI-Assistent für viele nach wenigen Wochen schon unverzichtbar
Viele der Teilnehmenden beurteilten die ersten Erfahrungen als „beeindruckend“ und „vielversprechend“. Sie berichten von schnellen Erfolgserlebnissen und einem raschen Gewöhnungseffekt.
Für viele wurde Copilot innerhalb weniger Wochen zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags, auf den sie nicht mehr verzichten wollen. Besonders bei sich wiederholenden Aufgaben wie Recherchen, Zusammenfassungen oder Textentwürfen wurde das Tool als echte Entlastung empfunden.
Die Einschätzung, dass Microsoft 365 Copilot eine wertvolle Unterstützung bei der effizienten Erledigung vieler alltäglicher Arbeitsaufgaben bietet, hat sich im Laufe der Pilotphase noch deutlich verstärkt.
2. Einfach zu nutzen: Sofort loslegen ohne größere Einstiegshürden
Die Nutzung von Copilot wurde als intuitiv und unkompliziert beschrieben. Auch ohne Vorkenntnisse könne man direkt loslegen und schnelle Erfolgserlebnisse verbuchen – ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Akzeptanz.
Betont wurde, dass das Prinzip „Learning by Doing“ entscheidend sei: Je mehr man den KI-Assistenten nutze, desto besser verstehe man, wie man ihn effektiv einsetzen könne.
3. Steile Lernkurve durch Schulungsangebote und mehr Erfahrung
Viele Teilnehmende berichteten von einem schnellen Lernfortschritt – sowohl durch eigene Anwendung als auch durch die begleitenden Einführungsschulungen sowie den Austausch in der Pilot-Community.
Besonders für anspruchsvollere Use Cases wurde jedoch deutlich: Ohne gezielte weiterführende Qualifizierung bleiben Potenziale ungenutzt. Die Teilnehmenden waren sich einig, dass Copilot zwar ohne Vorkenntnisse genutzt werden könne, aber um über die „einfachen“ Use Cases hinauszugelangen und kompliziertere Aufgaben und Arbeitsabläufe an Copilot übertragen zu können, seien vertiefende Schulungsangebote notwendig.
Als weitere Voraussetzungen wurde “persönliches Interesse” sowie eine “ständige Auseinandersetzung mit der Thematik” hervorgehoben.
4. Erhebliches Potenzial für mehr Effizienz und Produktivität nach wenigen Wochen bestätigt
Ein Großteil der Teilnehmenden gab an, dass viele Aufgaben deutlich schneller erledigt werden konnten – insbesondere solche, die wenig Wertschöpfung bringen. Die gewonnene Zeit wurde als Chance gesehen, Zeit für die „eigentliche Arbeit“ zu gewinnen und sich auf komplexere, kreative oder strategische Tätigkeiten zu konzentrieren. Dabei wurden Tätigkeiten hervorgehoben, die “tiefes Nachdenken erfordern” und “nur von Menschen erledigt” werden können.
5. Wichtig für Mitarbeitende: Von Anfang an Teil der „KI-Revolution“ sein
Viele sahen in der Pilotphase eine wertvolle Gelegenheit, sich frühzeitig mit KI im Arbeitskontext vertraut zu machen – und damit auch die eigene Zukunftsfähigkeit zu sichern. Die Teilnehmenden betonten die Wichtigkeit zu lernen, mit den neuen Technologien umzugehen. Ohne KI weiterzumachen, sei “für das Unternehmen fahrlässig”, diese werde dringend für die Weiterentwicklung benötigt, um nicht abgehängt zu werden.
Die 5 Top-Herausforderungen
1. Möglichkeiten und Grenzen von Microsoft 365 Copilot sind anfangs unklar
Viele Teilnehmende hatten zu Beginn keine klare Vorstellung davon, was Copilot leisten kann – und was nicht. Dies macht es schwierig, die richtigen Nutzungsstrategien abzuleiten und eine passende Erwartungshaltung zu entwickeln.
Einige Teilnehmende berichteten, dass sie anfangs nicht wussten, was mit Copilot alles möglich sei, und daher Schwierigkeiten hatten, sinnvolle Prompts zu formulieren. Es wurde betont, dass Kreativität erforderlich sei, um die Potenziale von Copilot voll auszuschöpfen und zu erkennen, welche Aufgaben dadurch vereinfacht oder erledigt werden könnten.
Das „mentale Modell“, das die Nutzenden von der Interaktion mit einem KI-Assistenten haben, hat eine starke Auswirkung auf die Haltung, mit der sie auf Copilot zugehen, z.B.:
- Welche Erwartungen an das Ergebnis gestellt werden und wie die Beurteilung der Qualität ausfällt.
- Wieviel Toleranz gegenüber fehlerhaften Antworten aufgebracht wird.
- Wieviel Bereitschaft zum vertieften Ausprobieren, zum Schärfen der Prompts oder zum Experimentieren mit dem Quellmaterial besteht.
Ein ganzheitliches Verständnis – inklusive der Grenzen des Tools – wurde als Voraussetzung für eine sinnvolle Nutzung genannt und sollte bei der Konzeption von Schulungen berücksichtigt werden.
2. Integration in die tägliche Arbeit erfordert tieferes Verständnis und viel Zeit
Obwohl Copilot grundsätzlich einfach zu bedienen ist, braucht es Zeit und Übung, um ihn in bestehende Arbeitsroutinen zu integrieren. Eine wesentliche Herausforderung ist es, zu erkennen, wie die Möglichkeiten von Microsoft 365 Copilot auf „reale“ Aufgaben im Arbeitsalltag angewendet werden können.
Viele berichteten, dass sie im Alltag oft noch „vergessen“ würden, Copilot zu nutzen. Es dauere eine Zeit, bis gewohnte Arbeitsabläufe geändert würden und Microsoft 365 Copilot als „selbstverständliches Werkzeug“ integriert sei.
Die Teilnehmenden betonten, dass bestehende Nutzungshürden nicht am Tool selbst liegen würden, sondern am „fehlenden Bewusstsein“, dass man Copilot für viele Aufgaben einsetzen könnte. Dies müsse erst „in unsere Verhaltensmuster übergehen“.
3. Prompting ist neue Basiskompetenz und muss geübt werden
Die Qualität der Ergebnisse hängt stark von der Qualität der Prompts ab. Viele Teilnehmende mussten erst lernen, wie man Copilot „richtig fragt“, um brauchbare Ergebnisse zu erhalten. Die Nutzenden mussten erst herausfinden, welcher Detaillierungsgrad bei der Beschreibung des Kontexts und bei der Formulierung des „Auftrags“ notwendig ist.
Einige betonten, dass dies ein Anfangsproblem sei. Sobald man sich intensiver mit Microsoft 365 Copilot befasse, verstehe man schnell, worauf es beim Prompten ankommt. Prompten sei „Übungssache“. Vor allem müsse man sich sehr klar darüber sein, was man vom KI-Assistenten als Ergebnis haben wolle. Je besser dies beschrieben wird, desto zufriedenstellender fällt das Ergebnis aus.
Prompting etabliert sich als neue Basiskompetenz. Die Fähigkeit, präzise Anfragen zu formulieren, entscheidet maßgeblich über die Qualität der Ergebnisse. Prompten ist keine technische, sondern eine kommunikative Kompetenz – und sie muss geübt werden.
4. Schwankende Ergebnisqualität erfordert hohen Aufwand für Überprüfen und Nachbearbeiten
Die Ergebnisse von Copilot wurden als inkonsistent beschrieben. Die Qualität hinsichtlich Genauigkeit, Korrektheit und Vollständigkeit wurde als sehr schwankend wahrgenommen.
Auf den ersten Blick wirkten viele Outputs beeindruckend. Doch gerade bei umfangreicheren, anspruchsvolleren Aufgaben wie Datenanalysen oder inhaltliche Auswertung größerer Textmengen wurde es schwierig, Ergebnisse zu erhalten, die ohne größeren Aufwand für Überprüfung und Nachbearbeitung verwendet werden konnten. Vor allem, wenn der KI-Assistent „trotz fehlendem Wissen Unmengen an leeren Worthülsen“ oder „gar falsche Daten“ liefert, steigt die Skepsis.
Diese Erfahrung führt bei den Nutzenden zu Unsicherheiten, inwieweit den Ergebnissen vertraut und wieviel Zeit tatsächlich eingespart werden kann: „Wenn ich alle Ergebnisse nochmal vollständig überprüfen muss, dann ist der Mehrwert gering.“
Einig waren sich alle in dem Punkt, dass man KI-Ergebnissen – vor allem im Arbeitskontext – nie blind vertrauen kann. Hier bestätigt sich, dass der sorgfältige Umgang mit den Ergebnissen einer KI ein sensibles Thema ist und wichtiger Bestandteil jeder Grundlagenschulung sein sollte.
5. Ständige Änderungen und Unreife: KI-Assistent verlangt viel Flexibilität und Toleranz
Viele Erwartungen an Copilot wurden (noch) nicht erfüllt. Einige Teilnehmende beschrieben das Tool als „in den Kinderschuhen“ – mit häufigen Änderungen, Leistungsschwankungen sowie fehlenden oder unzureichend funktionierenden Features innerhalb der einzelnen M365-Anwendungen (PowerPoint, Excel, Word etc.).
Für Unternehmen, die generative KI-Tools einführen, ist ein offenes, von Neugier geprägtes Mindset entscheidend. Der Umgang mit einem Produkt, das sich kontinuierlich weiterentwickelt und sich quasi während der Nutzung verändert, ist für uns alle ein Novum.
An die Dynamik und Wandelbarkeit von KI-Systemen müssen sich Nutzende erst noch gewöhnen. Auch die Tatsache, dass einmal erzeugte Ergebnisse nicht exakt reproduzierbar sind, weil dieselbe Anfrage jedes Mal unterschiedlich verarbeitet wird, stellt unseren gewohnten Wunsch nach Sicherheit und Kontrolle auf die Probe.
Was wir aus der Einführung von Microsoft Copilot lernen können
Die Erfahrungen aus dem Pilotprojekt zeigen eindrücklich: Der Schlüssel zum Erfolg liegt nicht allein in der Leistungsfähigkeit der Technologie, sondern in der Art und Weise, wie Menschen an diese neue Form der Zusammenarbeit mit KI herangeführt werden.
Hier braucht es gezielte Schulungsangebote, die nicht nur Funktionen erklären, sondern auch die Veränderung von Denk- und Arbeitsmustern vermitteln. Begleitende Austausch- und Feedbackformate sind unbedingt zu empfehlen. Sie unterstützen das gemeinsame Reflektieren und das Voneinander-Lernen und fördern den Mut zum Ausprobieren.
Wenn sichtbar wird, dass Unsicherheit Teil des Lernprozesses ist und alle gerade am Anfang stehen, entsteht eine offene Atmosphäre, in der man sich eher traut, erste Schritte ins Unbekannte zu machen.
Das Fazit lautet daher: KI-Assistenten können den Mitarbeitenden als Unterstützer sehr hilfreiche Dienste leisten. Man muss aber wissen, WIE man sie zu guten Unterstützern macht. Wer KI erfolgreich einführen will, muss nicht nur Software bereitstellen, sondern auch Räume für Erfahrung, Austausch und Entwicklung schaffen.
Der Umgang mit KI ist lernbar – und er lohnt sich. Wer Copilot nutzt, lernt nicht nur ein neues Tool, sondern entwickelt neue Formen des Arbeitens. Und genau darin liegt das größte Potenzial: in der Verbindung von Technologie und menschlicher Kompetenz.
Die Chancen und Herausforderungen der Einführung eines KI-Assistenten haben wir intensiv beobachtet und identifiziert. Nutzen Sie unsere Expertise. Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung von KI-Assistenten in Ihrem Unternehmen. Kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich für ein Gespräch!
Hinweis: Das Beitragsbild wurde mithilfe von Künstlicher Intelligenz generiert.
