Von Papier zu Prozess: KI-gestützte Digitalisierung von Lieferscheinen in der Cloud mit No-Code-Tools

Die Herausforderung der Lieferscheindigitalisierung

Viele Unternehmen kämpfen täglich mit der manuellen Verarbeitung von Lieferscheinen. Dieser Prozess ist zeitaufwendig, fehleranfällig und nicht skalierbar. Mitarbeiter müssen Daten manuell von physischen Dokumenten in digitale Systeme übertragen, was zu Verzögerungen und Fehlern führt. Zudem sind traditionelle Systeme oft nicht in der Lage, mit wachsenden Datenmengen umzugehen, was die Effizienz weiter beeinträchtigt. Die manuelle Datenübertragung von Lieferscheinen in Excel, Datenbanken oder SAP ist ein mühsamer Prozess, der Zeit kostet und voller Fehler steckt.

Der Mehrwert der Lieferscheindigitalisierung für unsere Kunden

Unsere innovative Lösung zur Digitalisierung von Lieferscheinen bietet zahlreiche Vorteile für unsere Kunden. Durch den Einsatz von KI und No-Code-Technologien können Unternehmen ihre Prozesse erheblich optimieren. Die automatisierte Erkennung und Verarbeitung von Lieferscheinen reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler. Dies führt zu einer Effizienzsteigerung von bis zu 80% und einer Fehlerreduktion um bis zu 90%. Zudem ermöglicht die Cloud-basierte Lösung eine flexible und skalierbare Verarbeitung, die sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpasst. Die Lösung ist kosteneffizient, da die Bereitstellung für bis zu 1.000 Seiten pro Monat lediglich im zweistelligen Eurobereich liegt.

Die Zielsetzung der Lieferscheindigitalisierung

Unser Ziel ist es, Unternehmen eine maßgeschneiderte Lösung zur Verfügung zu stellen, die die Digitalisierung und Automatisierung von Lieferscheinen ermöglicht. Durch den Einsatz von KI und No-Code-Technologien wollen wir den manuellen Aufwand minimieren, die Genauigkeit der Datenverarbeitung erhöhen und die Effizienz der Prozesse steigern. Unsere Lösung ist flexibel und skalierbar, um den unterschiedlichen Anforderungen der Unternehmen gerecht zu werden. Die Lösung bietet zudem eine hohe Datensicherheit und ein Berechtigungskonzept, das die Datenintegrität gewährleistet.

Unser Vorgehen für die Lieferscheindigitalisierung

Lieferscheindigitalisierung mosaiic GmbH

Unsere Lösung basiert auf einer Kombination aus KI und No-Code-Technologien, die in der Cloud betrieben werden (siehe auch unseren LinkedIn Post dazu). Der Prozess beginnt mit dem Scannen oder Fotografieren der Lieferscheine, die dann automatisch von der KI erkannt und klassifiziert werden. Die relevanten Daten werden extrahiert, validiert und direkt in die entsprechenden Systeme wie SAP integriert. Unsere Lösung kann als Standalone-Modul oder als Teil einer integrierten IT-Architektur genutzt werden. Dank der No-Code-Architektur können Unternehmen den Prozess jederzeit selbstständig flexibel anpassen. Die Lösung ist skalierbar und kann mit wachsenden Datenmengen umgehen, was sie ideal für Unternehmen jeder Größe macht.

Dokumentenerfassung

• Die Lieferscheine werden entweder gescannt oder fotografiert und in das System hochgeladen.
• Die Dokumente können direkt von einem Rechner oder einem Amazon S3-Bucket hochgeladen werden.

Dokumentenklassifizierung

• Die KI erkennt und klassifiziert die hochgeladenen Dokumente automatisch.
• Die relevanten Daten wie Artikelbezeichnung und Lieferscheinnummer werden extrahiert.

Datenextraktion und Validierung

• Die extrahierten Daten werden validiert, um sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig sind.
• Die Daten werden dann in JSON-Format gespeichert und in die entsprechenden Systeme, wie SAP, integriert.

Die Vorteile der Lieferscheindigitalisierung

• Die Lösung kann als Standalone-Modul oder als Teil einer integrierten IT-Architektur genutzt werden.
• Dank der Low-Code/No-Code-Architektur können Unternehmen den Prozess jederzeit bei Bedarf flexibel anpassen und erweitern, auch ohne spezialisierte Programmierkenntnisse.
• Die Lösung ist skalierbar und kann mit wachsenden Datenmengen umgehen.
• Die Lösung bietet State-of-the-Art-Datensicherheit und ein Berechtigungskonzept, das die Datenintegrität gewährleistet.
• Der Betrieb erfolgt über voll-gemanagte Services, sodass sich die Nutzer nur um die eigenen Daten kümmern müssen.

Fazit: Prozesse digitalisieren und automatisieren – einfach, schnell und skalierbar

Die vorgestellte Lösung zur Digitalisierung von Lieferscheinen zeigt, wie Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren und automatisieren können – schnell, kosteneffizient und ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse. Sie adressiert eine zentrale Herausforderung vieler Unternehmen: die manuelle, fehleranfällige Verarbeitung von abfotografierten oder handgeschriebenen Dokumenten wie Lieferscheinen. Durch den gezielten Einsatz von KI und No-Code-Tools wird dieser analoge Prozess in einen schlanken, automatisierten und skalierbaren digitalen Workflow in die Cloud überführt. Die Vorteile liegen auf der Hand: signifikante Zeitersparnis, Reduktion von Fehlern, flexible Integration in bestehende IT-Systeme sowie höchste Datensicherheit. Besonders die Möglichkeit, Prozesse eigenständig und ohne Programmieraufwand anzupassen, macht die Lösung zu einem echten Befähiger für die digitale Transformation im Mittelstand und darüber hinaus.

Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie bei der erfolgreichen Implementierung von Cloud-basierten KI-Lösungen unterstützen können!