Copilot oder „Co-Chaot“? Vom Tool zur Transformation

Am 11. September haben wir zum ersten Mal eine Veranstaltung mit dem Titel „Copilot oder Co-Chaot“ durchgeführt. Der Name war bewusst gewählt: der Einsatz von Microsoft 365 Copilot (kurz: M365 Copilot) kann im Unternehmen entweder einen Produktivitätsschub freisetzen oder Chaos stiften – je nachdem, wie man die Einführung angeht.

Die Runde war bunt gemischt: Vertreter*innen aus Konzernen und Mittelstand, alle mit denselben Fragen im Gepäck:

• Wie lässt sich M365 Copilot sinnvoll einführen?
• Was muss man beachten?
• Warum scheitern viele Projekte bereits im Ansatz?

Um mit der Antwort auf die letzte Frage zu beginnen: Weil man die Wirkung der Technik überschätzt – und zugleich die Auswirkungen auf die Organisation unterschätzt. Laut einer kürzlich veröffentlichten MIT-Studie scheitern rund 95 Prozent aller KI-Projekte nicht an der Software, sondern an der unzureichenden Implementierung in der Organisation. Und genau das zeigt auch unsere Erfahrung.

Fortschritt verlangt mehr als neue Werkzeuge

Viele Unternehmen gehen an Copilot heran, als handle es sich um ein weiteres Office-Update. Man kauft eine Lizenz, verteilt ein paar Zugänge – und erwartet sofortige Wunder. Doch Copilot ist kein Zauberstab, sondern ein Spiegel: Er zeigt schonungslos, wo Prozesse haken, Daten fehlen und Veränderungsbereitschaft endet.

Das ist nichts Neues. Jede große technische Revolution hat die Gesellschaft nicht nur verändert – sie hat sie neu organisiert. Die Dampfmaschine brachte nicht nur Bewegung, sie erzwang Fabriken, Fahrpläne, Produktionsketten. Die Elektrizität schenkte uns nicht nur Licht, sie verlangte zusätzlich den Aufbau neuer Netze, Zähler, Regulierungen. Und nun kommt die KI – und mit ihr wieder diese unbequeme Lektion: Wer Fortschritt will, muss neue Strukturen schaffen, muss sich transformieren.

Vier Lektionen bei der Einführung von M365 Copilot, die nicht verhandelbar sind

Wir haben mit der mosaiic bislang in mehreren Unternehmen die Einführung von M365 Copilot begleitet (siehe Impulsartikel). Dabei haben wir gelernt, dass der Erfolg von M365 Copilot von vier entscheidenden Faktoren abhängt:

1. Nimm Dir Zeit für die Pilotierung
   M365 Copilot ist kein Plug-and-Play-Werkzeug. Man muss es Schritt für Schritt erproben – mit gemischten Gruppen, nicht nur mit den „üblichen Verdächtigen“, den Technikbegeisterten. Nur so erkennt man früh Stolpersteine und kann realistische Use Cases, die Prozesse signifikant verbessern, entwickeln.
2. It’s the culture, stupid!
   Die Einführung ist nicht nur eine technische Maßnahme, sondern auch ein Projekt der Organisationsentwicklung. M365 Copilot verändert Abläufe, Rollen und Entscheidungswege. Wer das ignoriert, wird ihn nie über eine „Spielerei“ hinausbringen.
3. Schulung ist Pflicht
   Die beste KI nützt nichts, wenn sie nicht verstanden wird. Schulungen sind kein notwendiges Übel, sondern der zentrale Hebel für die Akzeptanz und den Erfolg bei der Nutzung. Mit einem guten Schulungsprogramm wird aus Skepsis Neugier und aus Unsicherheit Kompetenz.
4. Klare Governance ist entscheidend
   Ohne Leitplanken drohen Datenschutzverstöße, Schatten-KI und interne Konflikte (z. B. mit Arbeitnehmervertretungen). Governance ist kein Hemmschuh – sie ist die Voraussetzung dafür, dass Copilot nicht zum internen Zankapfel wird, sondern als Werkzeug seinen Nutzen unter Beweis stellen kann.

MS365 Copilot ist ein Transformationsprojekt

Wer diese Grundlagen beherzigt, wird belohnt. Copilot kann Abläufe drastisch vereinfachen – von der automatisierten E-Mail-Zusammenfassung bis zur schnellen Recherche in riesigen Datenbeständen. Er kann Mitarbeiter bei Routineaufgaben entlasten und ihnen somit mehr Zeit für die wirklich interessanten oder kreativen Aufgaben verschaffen.

Aber all das geschieht eben nicht von selbst. Copilot ist kein Produkt, das man installiert und wieder vergisst, sondern ein (offenes) Transformationsprojekt – und wer das akzeptiert, wird erleben, wie groß sein Potenzial wirklich ist.

Zwischen Skepsis und Begeisterung

Der Austausch an diesem Abend zeigte die ganze Spannweite: Auf der einen Seite Skepsis – über Datenschutz, Ergebnisqualität und Akzeptanz. Auf der anderen Seite Begeisterung über das, was möglich ist. „Viele waren überrascht, was man überhaupt alles damit machen kann“, sagte ein Teilnehmer. Und ein anderer brachte das immense Potenzial noch prägnanter auf den Punkt: „Viele Aufgaben, die bisher Stunden gefressen haben, erledige ich jetzt in Minuten. Das verändert nicht nur meinen Arbeitsalltag, es verändert, wie ich über Arbeit denke.“

Fazit: Bei Copilot kommt es auf die Rahmenbedingungen an

Die wichtigste Erkenntnis dieser Veranstaltung ist: Copilot hat großes Potenzial, ist aber kein Selbstläufer. Er funktioniert nicht automatisch, sondern nur in Organisationen, die bereit sind, Zeit, Struktur und Aufmerksamkeit in eine sorgfältige Pilotierung zu investieren.

Wer glaubt, man könne eine KI einfach kaufen und sie werde dann „irgendwie“ wirken, wird scheitern. Nicht, weil die Technologie schlecht wäre, sondern weil sie ohne die richtigen Rahmenbedingungen wirkungslos bleibt.

Wer dagegen die Mühe auf sich nimmt – wer Pilotphasen ernsthaft durchführt, Schulungen organisiert, Regeln festlegt und den kulturellen Wandel begleitet – wird erleben, dass Copilot tatsächlich einen Unterschied macht. Nicht, weil er Arbeit ersetzt, sondern weil er sie neu organisiert. Nicht, weil er Menschen überflüssig macht, sondern weil er ihnen die Zeit zurückgibt, die sie für Kreativität und Innovation brauchen.

Über mosaiic 

mosaiic ist eine Münchner Prozess- und Digitalisierungsberatung und gestaltet Lösungen im Zusammenspiel von Mensch, Organisation und Technik. Das Unternehmen begleitet Digitalisierungsvorhaben von Strategie über Prozessanalyse und Change Management bis zur Einführung IT‑gestützter Lösungen. 

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Die Einführung von Microsoft 365 Copilot ist mehr als ein IT-Projekt – sie erfordert eine gut geplante Pilotierung, Schulungen und die Transformation interner Strukturen. Wir unterstützen Sie dabei, diese Grundlagen zu schaffen und Copilot wirksam in Ihre Organisation einzubetten. Kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich für ein Gespräch!