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Design Thinking Methoden im Scoping

In der heutigen Projektwelt ist es oft nicht mehr möglich, Projektinhalte und -umfänge zu Beginn eines Projektes zutreffend festzulegen oder zu planen. Warum die Projektplanung für Unternehmen und Projektleiter heute immer schwieriger wird und wie man darauf reagieren kann, erfahren Sie im mosaiic Impuls: Bei der Entwicklung oder Optimierung von Business Software werden wir als Usability Experten oft mit Aufgaben- oder Problemstellung konfrontiert, deren Komplexität sich erst im Laufe des Projektes herausstellt. Grund dafür sind immer stärker vernetzte Unternehmensprozesse und -strukturen und oftmals eine Vielzahl an Stakeholdern. Eine wenig aufwändige Scoping-Session zur sorgfältigen Formulierung der Projektziele kann eine Lösung darstellen.

Im mosaiic Impuls zeigen wir, wie z.B. die Methoden aus dem Design Thinking auch im Scoping weiterhelfen können.

3 Gründe, warum eine Scoping-Session Sinn macht

Gemeinsames Verständnis der Projektziele:

Bittet man die Teilnehmer eines Kick-off-Termins (Projektstart) auf einem Blatt Papier mit einem Satz zu formulieren, was die Projektinhalte sind, wird man selten zwei gleiche Antworten erhalten. Um zu verhindern, dass die verschiedenen Stakeholder eines Projektes ein sehr unterschiedliches Bild davon haben, was Gegenstand des Projektes ist, macht eine Scoping-Session vor Beginn eines Projektes zur gemeinsamen Klärung und Detaillierung der Projektziele Sinn.

Hinterfragung von Problem- oder Aufgabenstellungen:

Viele Projekte haben eine Verbesserung als Ziel. Um Verbesserungen erzielen zu können, muss bekannt sein, wo die Probleme oder verbesserungswürdigen Punkte liegen. Gerade in den immer stärker vernetzten Unternehmensprozessen und -strukturen liegen die Probleme und deren Ursachen nicht zwingend auf der Hand. Es macht Sinn, Aufgabenstellungen zu hinterfragen und zu überlegen, ob sie auf die „wirklichen“ Problem abzielen oder ev. nur eine reine Symptom-Behandlung darstellen.

Multiperspektivische Betrachtung der Ausgangssituation:

Die Betrachtung einer Ausgangssituation aus verschiedenen Perspektiven, führt nicht nur zur Erreichung der Punkte 1 und 2, sie fördert zudem die Empathie bei den Stakeholdern, welche eine Grundvoraussetzung objektiver Erkenntnisgewinnung darstellt. Eine Scoping-Session mit einem multidisziplinären Team bietet eine gute Möglichkeit, um verschiedene Betrachtungsweisen verschiedener Stakeholder einfließen zu lassen.

Ziele einer Scoping-Session

Ziel einer Scoping-Session ist das Redesignen einer initialen Aufgabenstellung oder Projektidee und die Detaillierung der Projektziele. Mit einer Scoping-Session soll folgendes erreicht werden:

  • Aufdecken und Detaillieren komplexer Ausgangssituationen für eine zutreffende Ausrichtung des Projektes und Definition der richtigen Projektziele
  • Einbindung verschiedener Stakeholder, um einen multiperspektifischen Ansatz zu gewährleisten
  • Minimierung des Risikos einer Fehlinterpretation der Ausgangssituation oder Fehlplanung eines Projektes

3 Methoden aus dem Design Thinking, die im Scoping weiterhelfen

Um die Ziele einer Scoping-Session zu erreichen, gibt es eine Vielzahl an Methoden. Wir wollen im Folgenden drei Methoden näher vorstellen, die besonders auf die komplexen Ausgangssituationen abzielen, die wir in unseren Entwicklungsprojekten für Business Software kennengelernt haben.

Design Charette

Die Methode dient dem Identifizieren erster relevanter Informationen zur Ausgangssituation. Die Teilnehmerzahl wird in 3 Gruppen aufgeteilt, die jeweils nach Beendigung eines der unten genannten Schritte den Tisch wechselt und die dokumentierten Ergebnisse für die nachrückende Gruppe zurücklässt, welche auf Basis dessen den nächsten Schritt durchführt.

Die ursprüngliche Aufgaben- oder Problemstellung wird als Zitat des Auftraggebers formuliert und zentral platziert. Ist die Vielschichtigkeit der Aufgaben- oder Problemstellung schon zu Beginn bekannt, werden den 3 Gruppen drei unterschiedliche Aspekte als Ausgangspunkt des Brainstormings gegeben.

Es werden 3 Schritte durchlaufen:

Schritt 1 – Probleme/Ideen identifizieren

Schritt 2 – Probleme/Ideen analysieren

Schritt 3 – Erkenntnisse dokumentieren

Nach jedem Schritt erfolgt der Wechsel der Arbeitsgruppe, sodass der folgende Arbeitsschritt auf den Brainstormingergebnissen einer anderen Gruppe erfolgt.

Methode Scoping - Design Charette

Der letzte Arbeitsschritt wird in der gesamten Gruppe durchgeführt:

Schritt 4 – Aufgabenstellung redesignen

Die initiale Aufgabenstellung/Projektidee wird auf Basis der Erkenntnisse gemeinsam neu formuliert und legt die Projektziele bzw. den Scope für das folgende Projekt fest. Der Schwerpunkt liegt auf der vertieften Diskussion zum besseren Verständnis der Ausgangssituation. Die Scoping-Session soll nicht der Lösungsfindung dienen.

Verwendet man, wie im Design Thinking üblich, sogenannte Timeboxen zur zeitlichen Beschränkung der einzelnen Schritte, schafft man gleich zwei Vorteile: 1. Man hält den Workshop kurz und 2. man kann davon ausgehen, dass die Probleme/Ideen zuerst identifiziert werden, die für denjenigen, der sie nennt, die höchste Relevanz haben.

Vorteile:
– Kurzes Meeting
– Hohe Transparenz → Ideen werden geteilt und dokumentiert
– Informationen werden nach Relevanz identifiziert (→Timeboxing)
– Innovative Methode
– Bezug auf den Auftraggeber
Nachteile:
– Abdriften vom ursprünglichen Problem/der initialen Aufgabenstellung.
Hier ist eine gute Führung der Charette Session notwendig, welche die Gruppe dazu anhält, wieder auf das Ursprungsthema zu fokussieren.

Stakeholder Map

Die Stakeholder Map eignet sich für eine Scoping-Session, wenn  es sich um ein System, ein Handlungsfeld oder ein Projekt handelt, welches einen Prozess mit einer Vielzahl an unterschiedlichen beteiligten Rollen und Organisationseinheiten abbildet. Die Stakeholder Map soll visualisieren, wie die Akteure zueinander in Beziehung stehen. Sie schärft das Verständnis für das Umfeld der zu lösenden Aufgabenstellung, in dem sie die Bedürfnisse der einzelnen Stakeholder klar macht.

Auch hier erfolgt das Vorgehen in vier Arbeitsschritten:

Schritt 1 – Stakeholder sammeln (sollte schon vor Beginn des Workshops geschehen)

Schritt 2 – Stakeholder Map skizzieren

Schritt 3 – Bedürfnisse dokumentieren

Schritt 4 – Aufgabenstellung redesignen ist identisch zur Design Charette. Auch hier wird die initiale Aufgabenstellung /Projektidee auf Basis der Erkenntnisse neu formuliert und legt die Projektziele bzw. den Scope für das folgende Projekt fest.

Scoping Methode - Stakeholder-Map

Der Detaillierungsgrad der Stakeholder Map kann variabel gestaltet werden. So können die Stakeholder auch in verschiedene Kategorien eingeteilt werden, denen dann verschiedene Eigenschaften zugeordnet werden. Ergebnis ist jedoch immer einen Überblick über Stakeholder und deren Bedürfnisse zu erzielen.

Vorteile:
– Überblick über alle Prozess-/Projektbeteiligten (auch wenig wahrnehmbare Stakeholder).
– Betrachtung der Ausgangssituation aus verschiedenen Blickwinkeln.
Nachteil:
– Bedürfnisse der Stakeholder können missverständlicher Weise als Ansprüche an das Projekt verstanden werden.

(Silent) Brain Dump

Die Methode dient dazu, Informationen zu einer initialen Aufgabenstellung/Idee zu visualisieren, zu teilen und zu strukturieren. Sie hilft beim Scoping, in dem bei relativ umfangreichen, komplexen Themen viele Aspekte ungefiltert und unzensiert gesammelt und strukturiert werden und damit ein rascher Abgleich unterschiedlicher Wahrnehmungen erfolgen kann.

Schritt 1 – Beantwortung einer zentralen Frage zum betrachteten System/zur initialen Idee (erfolgt in Einzelarbeit)

Schritt 2 – Skizzieren der Ergebnisse (gemeinschaftlich, ungefiltert, bestmöglich strukturiert)

Schritt 3 – Diskussion und Interpretation der Skizze

Schritt 4 – Aufgabenstellung redesignen (siehe Design Charette, Stakeholder Map)

Vorteile:
– Kurzes Meeting
– Betrachtung der Ausgangssituation aus verschiedenen Blickwinkeln
– Hohe Transparenz → Ideen werden geteilt und skizziert
– Informationen werden nach Relevanz Identifiziert (→ Timeboxing)
Nachteil:
– Skizze kann bei vielen Informationen unübersichtlich werden (→ bei vielen Workshop-Teilnehmern ggf. die Anzahl der Ideen reduzieren)

Fazit

Dass es gerade in unserer agilen Projektwelt zu keinen Änderungen von Projektinhalten und -umfängen kommt, kann auch eine Scoping-Session nicht garantieren, aber sie bietet eine gute und wenig aufwändige Möglichkeit, die richtigen Projektziele zu definieren und das Risikos einer Fehlinterpretation der Ausgangssituation und daraus resultierend eine Fehlplanung des Projektes zu minimieren. Eine Scoping-Session schafft ein gemeinsames und zutreffendes Bild des IST-Zustandes. Er trägt dazu bei, die Sichtweisen der unterschiedlichen Stakeholder füreinander besser verständlich zu machen, was zudem die Motivation zur Umsetzung des Projektes deutlich steigern kann.

Wenn auch in Ihrem Unternehmen Problemstellungen oder Projektideen existieren, bei denen es schwerfällt, die Projektinhalte und -umfänge zu Beginn zutreffend zu definieren, dann ist eine Scoping-Session das richtige. Bei Interesse helfen wir gerne weiter!